共有するということ
会社では主要な業務の他にPCのサポートを少々やっている。
総務系の部署はWindowsなのだが、自分たちの部署のPCがMacintoshなので、比較的それに詳しい自分+数人がシステム管理から権限をもらってトラブル対応をしている。
グループウエアはG-Suites(Google)を使っているが、最近になってスプレッドシート(Microsoft Excelのようなもの)やドキュメント(Microsoft Wordのようなもの)の使い勝手の良さが身にしみてきた。
これまでひとつのファイルを部署で共有するとしても、メールでファイルを送るだとかNAS(社内ネットワークにつながっているハードディスク)で共有するという方法しかなかった。
うちの会社のネットワークはどうも通信品質がよろしくないらしく、時々アクセス権が狂ったりするため共有したいファイルへアクセスできなくなることがある。作成したファイルが「アクセス不可」になってしまうこともたまにあるので油断ならない。
ネットワークに問題がなければ、NAS上のファイルを開いて書き込めばよかったりするのだが、Office系では複数での同時アクセス(書き込み)はできない。
Googleではそれがまったくない。
ファイルを複数で共有する(アクセスする)ことが基本なのだ。
ひとつのファイルを複数で共有することのメリットは、「情報を統一できる」ことだろうか。
ひとつのファイルを複数がそれぞれローカルにダウンロードすると、そこへの書き込みは個別になる。それを統合するのはけっこう面倒だ。初めから共有しているファイルに書き込みをすれば問題はない。
出退勤の管理をGoogleスプレッドシートでやっているのだが、リアルタイムで誰かが書き込みを行うと、セルの移動や時刻の書き込みなど、様子が分かって面白い。
Googleスプレッドシートを使っていてすごくよいと思うのは、Excelでいう「マクロ(Google App Script)」が非常に使いやすいことだ。
Webでやりたいことを検索するとそれなりに情報が手に入る。プログラミングのコツも教えてくれる。
自分の思った処理が自動で行われるのを見るのはとても幸せ。
ロボット制御のプログラミングをしている方もこんな気分なんだろうか。
以前はOpenOfficeやLibreOfficeを使用していたが、Excelの簡易版という感じでExcelの使い勝手にはいまいちかなわなかった。しかしGoogleスプレッドシートは共有機能のメリットが大きすぎて、Excelに及ばないところが気にならない(笑)。今はよほど複雑な書類でなければGoogleスプレッドシートで作成するようになっている。
最近、スプレッドシートをデータベース的に使用できることをWebの記事で発見したため、さらに重宝している。こうなるとMicrosoft Accessよりも使い勝手がよい。社内のデータベースを少しずつ書き換えている。
Gmailのアカウントを持っている方なら無条件で使用できる上、Googleドライブにファイルが自動保存され、スマホからもアクセスができる(アプリを入れる必要がある)。
